Informationen für Assistenznehmende
Von der Stellenausschreibung bis zur Anstellung – Tipps und Tricks
Die «CléA Jobplattform» hilft Ihnen, mögliche persönliche Assistenzpersonen für unterschiedliche Tätigkeiten zu finden. Dies erfolgt über ein einfaches Filtersystem über die Plattform. Der Bewerbungsprozess kann sich individuell unterscheiden. Wir haben versucht, Ihnen die wichtigsten Informationen zusammenzustellen.
Bevor Sie eine persönliche Assistenzperson anstellen, haben wir ein paar Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt.
- Die Stellenausschreibung oder Stellenbeschreibung
- Vorselektion der Kandidatinnen und Kandidaten
- Telefonisches Vorgespräch: ein erster Eindruck
- erstes persönliches Gespräch (Interview)
- Referenzen/weitere Informationen
- Zweites persönliches Gespräch
- Unterzeichnung Arbeitsvertrag/weitere Schritte
Weiterführende Informationen finden Sie hier:
Diese Checklisten sind vom 22. Februar 2021. Die PETRAG HR AG hat uns beim Schreiben von diesen Tipps unterstützt.
Die «CléA Jobplattform» hilft Ihnen, die Stellenausschreibung einfach über die Plattform abzubilden. Das nehmen Sie mit den zur Verfügung stehenden Filtern vor.
Sie haben auch die Möglichkeit, eine Stellenausschreibung in Ihrem Profil hochzuladen. Wie das geht, finden Sie hier auf unserer Hilfeseite.
Vermutlich werden Sie von den Bewerbenden, die Ihnen die «CléA Jobplattform» als mögliche persönliche Assistenzpersonen vorschlägt, nach einer Stellenbeschreibung gefragt. Aber was genau gehört in eine Stellenausschreibung oder Stellenbeschreibung?
Anbei einige Tipps, was eine gute Stellenausschreibung oder Stellenbeschreibung (es werden beide Begriffe verwendet) beinhalten sollte:
Die Stellenausschreibung soll die Aufgaben und das Anforderungsprofil der gesuchten persönlichen Assistenz möglichst genau und klar definieren. Das geschieht, indem man folgende Inhalte festhält:
- Erklärung der Aufgaben (Inhalt, Pensum, besondere Aufgaben)
- Klärung der Erwartungen und Anforderungen an die persönliche Assistenzperson (Ausbildung, Berufserfahrung, persönliche Eigenschaften)
- Arbeitsort (wo ist die Arbeit zu verrichten)
- Anforderungen an die Bewerbungsunterlagen (Schriftlich, Lebenslauf, Zeugnisse, Motivationsschreiben, Angaben zu Referenzpersonen und Foto)
- Kontaktdaten für Rückfragen
- Form der Bewerbung (digital oder per Post)
Weitere Informationen erhalten Sie im nächsten Schritt «Vorselektion der Kandidatinnen und Kandidaten».
Diese Checkliste können Sie sich hier als PDF herunterladen:
Leitfaden_Schritt 1_Stellenausschreibung
Sie haben erfolgreich mögliche Kandidatinnen oder Kandidaten über die «CléA Jobplattform» gefunden, die als persönliche Assistenzpersonen in Frage kommen.
Und Sie haben mit den Bewerbenden über die «CléA Jobplattform» bereits die Daten geteilt und so Einsicht in die Bewerbungsunterlagen erhalten, sofern die Person solche über die «CléA Jobplattform» zur Verfügung stellt.
Tipp: Sollten keine Bewerbungsunterlagen zur Verfügung stehen, können Sie diese zum Beispiel per E-Mail von der Person verlangen.
Sie müssen die eingegangenen Bewerbungen prüfen und eine Auswahl treffen. Hier gilt es, die spannendsten und passendsten Bewerbungen heraus zu suchen. Dies geschieht nach folgenden Kriterien:
- Werden die Anforderungen (fachlich und persönlich) erfüllt?
- Sind die Unterlagen komplett und ist der Lebenslauf lückenlos?
Bei dieser Prüfung entsteht ein erster Gesamteindruck. Für diesen Schritt sollten Sie besser eine Kandidatin, einen Kandidaten zu viel als zu wenig prüfen.
Weitere Informationen erhalten Sie im Leitfaden «Telefonisches Vorgespräch: ein erster Eindruck».
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden_Schritt 2_Vorauswahl Kandidaten_und_Kandidaten
Sie haben eine oder mehrere spannende Bewerbungen erhalten? Dann beginnt nun der Vorstellungsprozess.
Vor einem persönlichen Treffen sollte Sie immer zuerst ein telefonisches Kurzinterview mit den zu prüfenden Kandidatinnen und Kandidaten führen. Das können Sie per Telefon oder auch über ein Online-Tool wie Skype, Google Hangouts oder Zoom vornehmen.
Bei diesem Gespräch werden folgende Themen angesprochen:
- Abklärung der persönlichen Ausgangslage und der Motivation für die Bewerbung (Warum sucht jemand eine neue Aufgabe, warum hat er/sie sich genau auf diese Stelle beworben, was ist die persönliche Motivation?)
- Wo wohnt die Person und was ist der maximal geeignete Arbeitsweg?
- In welchem Pensum und zu welchen Zeiten möchte/kann die Person arbeiten?
- Gibt es noch weitere, gleichzeitig laufende berufliche Verpflichtungen (insbesondere bei Teilzeitstellen ist diese Frage wichtig)?
- Steht die Person in weiteren Bewerbungprozessen und gibt es zeitliche Einschränkungen/Vorgaben in Bezug auf den Bewerbungsprozess?
- In welchem Rahmen sollte die Bezahlung (Lohn) liegen, was sind die ungefähren Gehaltsvorstellungen?
- Ab wann ist die Person verfügbar (Kündigungsfristen)?
Es kommt immer wieder vor, dass sich Kandidatinnen oder Kandidaten, deren Unterlagen auf den ersten Blick nicht perfekt scheinen, als sehr spannend erweisen.
Dank dieser Vorabklärung wird der Kreis der Bewerbenden weiter eingegrenzt. Es wird empfohlen, zwei bis drei Kandidatinnen und/oder Kandidaten in einem weiteren, persönlichen Gespräch näher kennen zu lernen.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Checkliste «erstes Persönliches Gespräch (Interview)».
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden_Schritt 3_telefonisches_Vorgespraech
Hat Sie die Person am Telefon überzeugt? Dann gilt es nun, die Person persönlich kennen zu lernen.
Das nähere Kennenlernen geschieht bei einem ersten persönlichen Treffen. Dieses sollte gemäss den folgenden Kriterien stattfinden:
Ort für das Gespräch
Wir empfehlen, ein solches persönliches Gespräch an einem neutralen Ort durchzuführen. Das kann ein ruhigeres Restaurant oder ein externes Sitzungszimmer (zum Beispiel in einem Coworking-Büro) sein.
Weshalb? Die Wohnung ist ein sehr persönlicher und privater Bereich. Kandidatinnen und Kandidaten sollen in einem ersten persönlichen Kontakt noch nicht in diese Privatsphäre Einsicht erhalten.
Teilnehmende
Arbeitgeberin oder Arbeitgeber und Kandidatin oder Kandidat.
Wir empfehlen, nach Möglichkeit eine weitere Vertrauensperson beizuziehen. Diese soll aber in erster Linie eine beobachtende Funktion wahrnehmen und sich eine unabhängige eigene Meinung bilden. Fragen Sie eine Person aus Ihrer Familie oder eine andere persönliche Assistenzperson, am Gespräch teilzunehmen.
Inhalt und Fragen
Im persönlichen Gespräch werden folgende Fragen gestellt:
- Wer ist die Bewerberin oder der Bewerber? Die Person soll sich vorstellen. Wie würde sie von einer ihr nahestehenden Person beschrieben?
- Wie stellt sich die Person die Aufgaben vor und was sind die Erwartungen an die Aufgabeninhalte der zukünftigen Anstellung?
- Was sind die Erwartungen an die Arbeitgeberin, den Arbeitgeber und wie sollte das Arbeitsumfeld sein?
- Welche vergleichbaren Berufserfahrungen hat die Bewerberin oder der Bewerber bereits gemacht?
- Was waren die Gründe für frühere Stellenwechsel?
- Wie lange möchte die Bewerberin oder der Bewerber diese Aufgabe wahrnehmen?
- Lassen Sie die Person ihr familiäres/privates Umfeld umschreiben. Fragen Sie nach Hobbies. Was macht die Person nebst ihrer beruflichen Tätigkeit und gibt es weitere Verpflichtungen?
- Wie sollten die finanziellen Rahmenbedingungen definiert sein?
Anhand dieser persönlichen Gespräche wird die passende Kandidatin oder der passendste Kandidat herausgefiltert. Im Optimalfall haben Sie nun eine Wunschkandidatin oder einen Wunschkandidaten.
Hinweis 1: Bei der Beurteilung gilt es keine allzu grossen Kompromisse zu machen. Kommt man zum Schluss, dass keine Person für die Aufgabe in Frage kommt, sollte man den Prozess neu starten oder weitere Kandidatinnen und Kandidaten prüfen.
Hinweis 2: Sollten nebst der bevorzugten Person nach wie vor mehrere Kandidatinnen oder Kandidaten in Frage kommen, sollte man denjenigen, die nicht ausgewählt wurden, noch nicht absagen.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Checkliste «Referenzen/weitere Informationen».
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden_Schritt 4_erstes_persoenliches_Gespraech
Sie haben aus dem Gespräch einen guten Eindruck von der Person erhalten? Das ist schon mal ein gutes Zeichen.
Unabhängig vom guten Eindruck empfehlen wir Ihnen, in jedem Fall eine bis zwei Referenzpersonen zu kontaktieren. Es geht bei diesem Schritt vor allem darum, eine wertvolle Zweitmeinung einzuholen und die in den bisherigen Gesprächen erhaltenen Informationen zu überprüfen.
In Ausnahmesituationen und wenn sinnvoll, kann zudem noch ein Auszug aus dem Strafregister oder Betreibungsregister von der Kandidatin oder dem Kandidaten verlangt werden. Das kann für eine Kandidatin oder einen Kandidaten abschreckend wirken. Erklären Sie deshalb, weshalb Sie diese Informationen wünschen.
Fallen auch die Referenzauskünfte positiv aus, geht es in einem letzten Schritt um die Vereinbarung der Zusammenarbeit. Diese erfolgt bei einem weiteren persönlichen Gespräch.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Checkliste «Zweites persönliches Gespräch».
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden Schritt 5_Referenzen einholen
Das zweite Gespräch sollten Sie nur noch mit Ihren Wunschkandidaten führen. So können Sie offene Fragen klären und eine mögliche Zusammenarbeit finalisieren.
In diesem Gespräch geht es um das Klären der Zusammenarbeit und der Rahmenbedingungen.
Bedenken Sie, dass diese Person Sie bei vielen alltäglichen Tätigkeiten unterstützen soll. Es ist wichtig, herauszufinden, ob Sie sich auf diese Person einlassen können. Deshalb empfehlen wir, wenn immer möglich, einen Probearbeitstag oder mehrere Tage zu vereinbaren – immer in Begleitung mit einer anderen persönlichen Assistenzperson. Das ist für beide Seiten hilfreich.
Ort für das Gespräch
Wir empfehlen, dieses Gespräch am Wohnort und somit am Arbeitsort zu führen.
Teilnehmende
Arbeitgeberin oder Arbeitgeber und Kandidatin oder Kandidat.
Wir empfehlen, nach Möglichkeit eine weitere Vertrauensperson beizuziehen. Diese soll aber in erster Linie eine beobachtende Funktion wahrnehmen und sich eine unabhängige eigene Meinung bilden. Fragen Sie eine Person aus Ihrer Familie oder eine andere persönliche Assistenzperson, am Gespräch teilzunehmen.
Inhalt und Fragen
Im persönlichen Gespräch werden folgende Fragen/Punkte gestellt:
- Gegenseitige Rückmeldung zum Erstgespräch
- Klärung allfälliger offener Fragen
- Präsentation Arbeitsplatz/Infrastruktur/Wohnung
- Details des Arbeitsvertrages festlegen: Lohn, Starttermin und Weiteres
Weitere Informationen erhalten Sie in der Checkliste «Unterzeichnung Arbeitsvertrag/weitere Schritte».
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden Schritt 6_zweites_Gespraech
Sie haben die passende Person für die persönliche Assistenz gefunden? Herzlich Gratulation.
Sie sind fast am Ziel angelangt. Nun müssen wichtige administrative Tätigkeiten vorgenommen werden.
- Der ausgehändigte Arbeitsvertrag soll binnen weniger Tage im Doppel unterzeichnet werden. Das kann auf postalischem Weg oder bei einem weiteren Treffen erfolgen.
- Nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrages erfolgt die Anmeldung bei den Sozialversicherungen.
- Der erste Arbeitstag soll gut geplant werden. Als Zeichen der Wertschätzung darf hier gerne ein kleines «Willkommensgeschenk» übergeben werden.
- Spätestens nach den ersten drei Monaten (Probezeit) sollte ein erstes «Mitarbeitendengespräch» stattfinden. In diesem gibt man sich eine gegenseitige, ehrliche und offene Rückmeldung und klärt ab, ob die gegenseitigen Erwartungen erfüllt werden. Es wird empfohlen, dieses Gespräch schriftlich festzuhalten und unterschreiben zu lassen.
- Vergessen Sie nicht, den anderen Kandidatinnen/Kandidaten eine Absage zukommen zu lassen. Sie müssen diese nicht begründen, es kann aber durchaus sein, dass eine Person nach dem Absagegrund fragt. Dann empfehlen wir Ihnen, möglichst ehrlich, aber nicht verletzend zu antworten. Man weiss nie, wenn man wieder auf diese Person trifft.
Wir wünschen Ihnen alles Gute und eine gute Zusammenarbeit.
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden Schritt 7_Vertrag_weitere_Schritte