Informationen für Assistenznehmende
Vom Jobinserat bis zum Arbeitsvertrag – Infos und Tipps
Die «CléA Jobplattform» hilft Ihnen bei der Suche nach einer persönlichen Assistenzperson.
Das geht ganz einfach.
Sie schreiben Ihre Assistenzstelle auf der Jobplattform aus.
Damit beginnt der Bewerbungsprozess.
Jeder Bewerbungsprozess kann anders sein.
Wir haben deshalb die wichtigsten Informationen zum Bewerbungsprozess aufgeschrieben.
Es gibt sieben Schritte:
- Jobinserat und Stellenbeschreibung
- Erste Auswahl
- Vorgespräch per Telefon
- Erstes persönliches Treffen
- Zweitmeinung: Referenzen einholen
- Zweites persönliches Treffen
- Arbeitsvertrag und weitere Schritte
Für jeden Schritt haben wir eine Checkliste gemacht.
In den Checklisten erklären wir Ihnen, was Sie tun müssen.
Und wir haben einige Tipps für Sie parat.
Die Checklisten sollen Ihnen dabei helfen, die richtige Assistenzperson zu finden.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg.
Mehr Informationen zu unseren Partner
Diese Checklisten sind vom 22. Februar 2021. Die PETRAG HR AG hat uns beim Schreiben von diesen Tipps unterstützt.
Sie suchen eine persönliche Assistentin oder einen persönlichen Assistenten.
Nutzen Sie dazu die «CléA Jobplattform».
Auf der Jobplattform können Sie Ihre Assistenzstelle schnell und einfach ausschreiben.
Sie können mit dem Filtersystem ein Jobinserat machen.
Es gibt viele verschiedene Filter, zum Beispiel Haushalt oder Freizeit.
Wählen Sie immer den Filter aus, der am besten passt.
So können Sie mithilfe der Filter zeigen, was es für eine Assistenzstelle ist.
Am Ende haben Sie das Jobinserat.
Laden Sie das Jobinserat in Ihr Profil hoch.
Klicken Sie hier. Wir erklären wir Ihnen, wie das geht.
Bewerberinnen und Bewerber haben vielleicht Fragen zur Assistenzstelle.
Deshalb ist eine Stellenbeschreibung wichtig.
In der Stellenbeschreibung stehen die Aufgaben.
Und es steht, was die Assistenzperson können soll.
Hier sind unsere Tipps für eine gute Stellenbeschreibung:
- Beschreiben Sie die Aufgaben so genau wie möglich.
Und schreiben Sie, ob die Assistenzperson besondere Aufgaben hat.
- Beschreiben Sie so genau wie möglich, was Sie von der Assistenzperson erwarten.
Schreiben Sie auch,
- wie hoch das Pensum ist.
- welche Ausbildung die Assistenzperson gemacht haben soll.
Und welche berufliche Erfahrung Sie erwarten.
- welche persönlichen Eigenschaften Ihre Assistenzperson haben soll.
- wo der Arbeitsort ist.
- welche Unterlagen Sie möchten. Zum Beispiel einen schriftlichen Lebenslauf, Zeugnisse, ein Motivationsschreiben und ein Foto.
- wie Sie die Bewerbung erhalten möchten: per Post oder per E-Mail.
Referenzperson: Bitten Sie auch um die Adresse und die Telefonnummer von Referenzpersonen.
Referenzpersonen sind zum Beispiel Personen, die mit der Bewerberin oder dem Bewerber zusammengearbeitet haben.
Sie können Ihnen Auskunft über die Bewerberin oder den Bewerber geben.
Kontaktdaten: Vergessen Sie Ihre Adresse und Telefonnummer nicht.
Dann können sich die Bewerbenden bei Ihnen melden, wenn sie Fragen haben.
Sie haben das Jobinserat in Ihr Profil hochgeladen und eine Stellenbeschreibung gemacht.
Die «CléA Jobplattform» zeigt Ihnen jetzt Personen, die gut zu Ihrer Assistenzstelle passen.
Im zweiten Schritt wählen Sie erste Personen aus.
In der «Checkliste unter Schritt 2: Erste Auswahl» finden Sie dazu wichtige Informationen und Tipps.
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden_Schritt 1_Stellenausschreibung_einfache Sprache
Die «CléA Jobplattform» hat Ihnen eine oder vielleicht sogar mehrere Personen für Ihre Assistenzstelle vorgeschlagen.
Vielleicht haben diese Personen Ihre Bewerbungsunterlagen hochgeladen.
Teilen Sie jetzt Ihre Kontaktdaten mit diesen Personen.
Dann können Sie die Bewerbungsunterlagen lesen.
Gibt es von einer interessanten Person keine Bewerbungsunterlagen?
Dann bitten Sie um die Bewerbungsunterlagen, zum Beispiel per E-Mail.
Prüfen Sie jetzt alle Bewerbungsunterlagen.
Hier sind unsere Tipps. Prüfen Sie:
- das Jobprofil: Wie gut erfüllt die Person das Jobprofil?
Hat sie die Ausbildung und die berufliche Erfahrung, die Sie wünschen?
Hat sie die persönlichen Eigenschaften, die Sie wünschen?
- die Unterlagen: Sind die Bewerbungsunterlagen vollständig?
Gibt es vielleicht Lücken im Lebenslauf?
Vielleicht fehlen einige Jahre im Lebenslauf.
Dann wissen Sie nicht, was die Person in diesen Jahren gemacht hat.
- Eindruck: Welchen Eindruck haben Sie von der Person?
Wählen Sie die passendsten und spannendsten Personen aus.
Das Ziel ist eine erste Auswahl.
Prüfen Sie deshalb lieber die Unterlagen von einer Person mehr.
Sie haben einige Personen ausgewählt?
Machen Sie als Nächstes mit diesen Personen ein Vorgespräch.
Das ist der dritte Schritt im Bewerbungsprozess.
In der «Checkliste Schritt 3: Vorgespräch per Telefon» finden Sie dazu wichtige Information und Tipps.
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden_Schritt 2_Vorauswahl Kandidaten_und_Kandidaten_einfache Sprache
Sie haben mehrere passende und spannende Personen ausgewählt.
Jetzt geht es um das Kennenlernen.
Wir empfehlen Ihnen, zuerst ein Vorgespräch per Telefon zu machen.
Oder machen Sie das Vorgespräch per Videoanruf.
Dafür eignen sich Online-Tools wie Skype, Google Hangouts oder Zoom.
Hier sind unsere Tipps, über welche Themen Sie reden können.
Fragen Sie zum Beispiel:
- Motivation:
Wieso haben Sie sich beworben?
Was ist Ihre Motivation?
Suchen Sie eine neue Aufgabe?
Wieso haben Sie sich gerade auf diese Assistenzstelle beworben? - Arbeitsweg
Wo wohnen Sie?
Wie lange darf der Arbeitsweg höchstens sein? - Pensum:
Passt Ihnen das Pensum?
Oder ist Ihnen ein anderes Pensum lieber? - Arbeitszeiten:
Zu welchen Zeiten können Sie arbeiten?
Wann können Sie nicht arbeiten?
Können Sie auch am Wochenende oder am Abend arbeiten? - Arbeitsstelle:
Arbeiten Sie an einem anderen Ort?
Wenn ja, wie hoch ist Ihr Pensum?
Haben Sie sonst noch Verpflichtungen?
Zum Beispiel in einem Verein?
Unser Tipp: Diese Fragen sind wichtig, wenn die Person eine Teilzeitstelle hat.
Mit diesen Fragen können Sie herausfinden, ob die Person genügend Zeit für die Assistenzstelle hat.
- Bewerbung:
Haben Sie sich für eine andere Stelle beworben?
Wenn ja, was ist das für eine Stelle?
Und wie weit ist der Bewerbungsprozess? - Lohn:
Was möchten Sie verdienen?
Welchen Lohn erwarten Sie? - Arbeitsbeginn:
Wann können Sie beginnen?
Haben Sie eine Kündigungsfrist an der jetzigen Stelle?
Wählen Sie nach dem Vorgespräch zwei bis drei Personen aus.
Unser Tipp: Vielleicht passt eine Person auf den ersten Blick nicht so gut.
Trotzdem kann sie spannend sein.
Wählen Sie deshalb lieber eine Person mehr aus.
Nach dem Vorgespräch haben Sie mehr Informationen.
Der vierte Schritt ist deshalb ein persönliches Treffen.
In der «Checkliste Schritt 4: Erstes persönliches Treffen » finden Sie dazu wichtige Informationen und Tipps.
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden_Schritt 3_telefonisches_Vorgespraech_einfache Sprache
Hat die Person Sie im Vorgespräch überzeugt?
Treffen Sie sich jetzt persönlich.
Bereiten Sie sich gut auf das Treffen vor.
Hier sind unsere Tipps:
- Wählen Sie den Ort für das Gespräch.
Treffen Sie sich nicht bei Ihnen zu Hause.
Ihr Zuhause ist ein sehr persönlicher und privater Ort.
Wählen Sie einen neutralen Ort.
Das kann ein ruhiges Restaurant sein.
- Wer ist beim Treffen dabei?
Nehmen Sie wenn möglich eine Vertrauensperson zum Treffen mit.
Zum Beispiel ein Familienmitglied oder eine Freundin oder einen Freund.
Sie können auch eine andere Assistenzperson mitnehmen.
Ihre Vertrauensperson kann sich auch eine Meinung über die Person machen.
- Worum geht es beim Treffen?
Beim persönlichen Treffen wollen Sie mehr über die Person wissen.
Hier sind unsere Tipps, über welche Themen Sie reden können.
Fragen Sie zum Beispiel:
- Informationen zur Person:
Können Sie sich bitte vorstellen?
Wie würde ein Freund oder eine Freundin Sie beschreiben? - Aufgaben:
Wie stellen Sie sich Ihre Aufgaben vor?
Welche Aufgaben erwarten Sie?
Und welche Erwartung haben Sie an die Assistenzstelle? - Erwartungen an Sie:
Was erwarten Sie von mir als Ihrer Arbeitgeberin oder als Ihr Arbeitgeber?
Wie soll Ihre Arbeitsstelle gestaltet sein? - Erfahrung:
Haben Sie schon einmal eine ähnliche Stelle gehabt?
Oder haben Sie Erfahrung mit einer ähnlichen Arbeit? - Stellenwechsel:
Wieso möchten Sie Ihre Stelle wechseln? - Zukunft:
Wie lange können Sie sich vorstellen, in dieser Stelle zu arbeiten? - Familie:
Erzählen Sie etwas über Ihre Familie.
Was machen Sie in Ihrer Freizeit?
Welche Hobbys haben Sie?
Engagieren Sie sich sonst irgendwo?
In einem Verein? - Lohn:
Wie viel möchten Sie verdienen?
Wollen Sie Spesen erhalten?
Das persönliche Treffen hilft Ihnen zu entscheiden, ob die Person gut zu Ihnen passt.
Wählen Sie jetzt Ihre Wunschperson aus.
Denken Sie daran:
Sie müssen überzeugt sein, dass die Wunschperson gut zu Ihnen und zur Assistenzstelle passt.
Finden Sie keine Person gut?
Dann suchen Sie weiter.
Stellen Sie nicht einfach jemanden ein.
Unser Tipp:
Sie haben jetzt Ihre Wunschperson gefunden.
Sagen Sie den anderen Kandidaten erst ab, wenn Ihre Wunschperson die Assistenzstelle angenommen hat.
Und den Arbeitsvertrag unterzeichnet hat.
Sie haben Ihre Wunschperson gefunden.
Fragen Sie im fünften Schritt eine Referenzperson nach ihrer Meinung.
In der «Checkliste Schritt 5: Zweitmeinung: Referenzen einholen» finden Sie dazu alle wichtigen Informationen und Tipps.
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden_Schritt 4_erstes_persoenliches_Gespraech_einfache Sprache
War das persönliche Treffen ein Erfolg?
Und die Wunschperson hat Sie überzeugt?
Das ist super.
Wir empfehlen Ihnen:
Fragen Sie noch weitere Personen um ihre Meinung.
Meistens geben die Bewerberinnen und Bewerber eine Referenzperson an.
Oder Sie haben sie nach einer Referenzperson gefragt.
Eine Referenzperson ist oft eine Person, die mit der Wunschperson zusammengearbeitet hat.
Zum Beispiel der Chef.
Fragen Sie die Referenzperson, welche Meinung sie von Ihrer Wunschperson hat.
Hier sind unsere Tipps, über welche Themen Sie reden können.
Fragen Sie zum Beispiel:
- Meinung:
Wie haben Sie die Wunschperson erlebt?
Wie schätzen Sie die Wunschperson ein? - Verhalten:
Wie hat sich die Wunschperson bei der Arbeit verhalten?
Wie im Team? Wie gegenüber dem Chef oder der Chefin?
Wie war der Einsatz?
Was sagen die anderen Mitarbeiter über die Wunschperson? - Aufgaben:
Eignet sich die Wunschperson für die Assistenzstelle?
Was ist Ihre Meinung dazu?
Sie haben sich bereits selbst eine Meinung zur Wunschperson gemacht.
Die Meinung der Referenzperson ist eine wichtige Zweitmeinung.
Sie kann Sie in Ihrer Meinung bestätigen.
Auszug aus dem Strafregister oder dem Betreibungsregister
Manchmal empfehlen wir Ihnen, von der Wunschperson einen Auszug aus dem Strafregister oder Betreibungsregister zu verlangen.
Bitte beachten Sie: Die Wunschperson findet das vielleicht nicht gut.
Oder sie findet das übertrieben.
Erklären Sie deshalb, wieso Sie einen Auszug möchten.
Sie haben eine Zweitmeinung von einer Referenzperson.
Treffen Sie sich jetzt nochmals persönlich mit Ihrer Wunschperson.
Das zweite Treffen ist der sechste Schritt.
Bei diesem Treffen klären Sie, wie die Zusammenarbeit aussehen soll.
In der «Checkliste Schritt 6: Zweites persönliches Treffen» finden Sie dazu alle wichtigen Informationen und Tipps.
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden Schritt 5_Referenzen einholen_einfache Sprache
Sie haben Ihre Wunschperson bereits einmal persönlich getroffen.
Und Sie haben eine Zweitmeinung von Referenzpersonen.
Laden Sie Ihre Wunschperson zu einem zweiten persönlichen Treffen ein.
Bei diesem Treffen können Sie weitere Fragen klären.
Und Sie können besprechen, wie die Zusammenarbeit sein soll.
Denken Sie daran:
Ihre Assistenzperson unterstützt Sie bei vielen Dingen im Alltag.
Sie müssen sich also mit der Assistenzperson wohlfühlen.
Versuchen Sie beim zweiten Treffen herauszufinden, ob Sie sich mit der Wunschperson wirklich wohlfühlen.
Eine gute Idee ist, mindestens einen Arbeitstag zur Probe zu machen.
Gut ist auch, wenn eine andere persönliche Assistenzperson an diesem Tag dabei ist.
Das hilft allen.
Bereiten Sie sich gut auf das zweite Treffen vor.
Das sind unsere Tipps:
- Wählen Sie den Ort für das Gespräch.
Machen Sie dieses Gespräch bei Ihnen zu Hause.
Dann sieht die Wunschperson den Arbeitsort.
- Wer nimmt am Treffen teil?
Laden Sie wenn möglich noch eine Vertrauensperson ein.
Zum Beispiel ein Familienmitglied oder eine Freundin oder einen Freund.
Sie können auch eine andere Assistenzperson zum Treffen einladen.
Ihre Vertrauensperson kann sich auch eine Meinung über die Wunschperson bilden.
- Worum geht es beim Treffen?
Sie haben bereits über viele Dinge gesprochen.
Hier sind unsere Tipps, über welche Themen Sie beim zweiten Treffen reden können.
Fragen Sie zum Beispiel:
- Wie haben Sie unser erstes Gespräch erlebt?
- Wie ist Ihr Eindruck von mir?
Und von der Assistenzstelle? - Haben Sie noch andere Fragen?
Möchten Sie noch über ein anderes Thema reden?
Zeigen Sie der Wunschperson Ihr Zuhause.
Erklären Sie, was für Sie wichtig ist und wie alles funktioniert.
Reden Sie auch über den Arbeitsvertrag.
Reden Sie zum Beispiel über den Lohn und das Datum für den Arbeitsbeginn.
Nach dem zweiten Treffen sind alle wichtigen Dinge geklärt.
Als Nächstes müssen Sie jetzt im letzten Schritt den Arbeitsvertrag machen und unterschreiben.
In der «Checkliste Schritt 7: Arbeitsvertrag und weitere Schritte» finden Sie dazu alle wichtigen Informationen und Tipps.
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden Schritt 6_zweites_Gespraech_einfache Sprache
Sie haben die passende Person für die persönliche Assistenz gefunden?
Herzliche Gratulation.
Jetzt sind Sie fast am Ziel.
Als Letztes müssen Sie einige administrative Dinge erledigen.
Zum Beispiel den Arbeitsvertrag unterschreiben.
Und Ihre Assistenzperson bei der Sozialversicherung anmelden.
In dieser Checkliste erklären wir Ihnen, was Sie tun müssen.
- Den Arbeitsvertrag unterschreiben
Unterschreiben Sie den Arbeitsvertrag so bald wie möglich Drucken Sie den Arbeitsvertrag zweimal aus.
Ein Arbeitsvertrag ist für Sie und ein Arbeitsvertrag ist für Ihre Assistenzperson.
Unterschreiben Sie beide Verträge.
Geben Sie beide Verträge Ihrer Assistenzperson zum Unterschreiben.
Sie können die Arbeitsverträge per Post schicken oder Ihrer Assistenzperson persönlich geben.
Ihre Assistenzperson unterschreibt beide Verträge.
Dann gibt sie Ihnen einen Vertrag zurück und behält einen für sich.
- Assistenzperson bei der Sozialversicherung anmelden
Sie sind jetzt Arbeitgeber oder Arbeitgeberin.
Sie müssen für Ihre Assistenzperson Sozialversicherungsbeiträge bezahlen.
Melden Sie deshalb Ihre Assistenzperson bei der Sozialversicherung an.
- Den ersten Arbeitstag planen
Planen Sie den ersten Arbeitstag.
Ihre Assistenzperson freut sich bestimmt über ein kleines Willkommensgeschenk.
- Erstes Mitarbeitergespräch
In der Regel gibt es eine Probezeit von drei Monaten.
Planen Sie ein erstes Mitarbeitergespräch am Ende der Probezeit.
In diesem Gespräch können Sie und Ihre Assistenzperson über die Erfahrungen reden.
Reden Sie darüber, was gut war und was weniger gut.
Reden Sie auch darüber, ob etwas fehlt oder ob Sie etwas ändern möchten.
Schreiben Sie auf, was Sie im Mitarbeitergespräch besprochen und entschieden haben.
Unterschreiben Sie und Ihre Assistenzperson dann dieses Schreiben.
- Absage an die anderen Bewerberinnen und Bewerber
Denken Sie daran, dass Sie den anderen Bewerberinnen und Bewerber absagen.
Sie müssen nicht sagen, wieso Sie absagen.
Vielleicht möchte trotzdem jemand den Grund wissen.
Seien Sie ehrlich.
Aber achten Sie auf die Gefühle der anderen Person.
Vielleicht treffen Sie sich ja wieder einmal.
Wir freuen uns, dass Sie über die «CléA Jobplattform» eine Assistenzperson gefunden haben.
Wir wünschen Ihnen alles Gute und eine gute Zusammenarbeit.
Diese Checkliste können Sie hier als PDF herunterladen:
Leitfaden Schritt 7_Vertrag_weitere_Schritte_einfache Sprache