Informations pour les bénéficiaires d’une assistance

De l’offre d’emploi à l’embauche – trucs et astuces

La « Plateforme de l’emploi CléA » vous aide à trouver des assistants personnels pour différentes activités. Ceci fonctionne à l’aide d’un système de filtrage simple sur la plateforme. Le processus de candidature peut varier d’une personne à l’autre. Nous avons essayé de rassembler pour vous les informations les plus importantes.

Avant d’engager un assistant personnel, lisez les trucs et astuces que nous avons réunis pour vous.

  1. Offre d’emploi ou description du poste
  2. Présélection des candidates et candidats
  3. Entretien téléphonique préalable : une première impression
  4. Premier entretien personnel
  5. Références/informations complémentaires
  6. Deuxième entretien personnel
  7. Signature du contrat de travail/étapes suivantes

Vous trouverez de plus amples informations ici :

CléA et ses partenaires
Autres liens

Ces listes de contrôle datent du 22 février 2021. PETRAG HR AG nous a aidés à rédiger ces conseils.

La « Plateforme de l’emploi CléA » vous aide à passer facilement une annonce d’emploi sur la plateforme. Pour ce faire, utilisez les filtres disponibles.

Vous avez également la possibilité de charger une offre d’emploi dans votre profil. Pour savoir comment procéder, consultez notre page d’aide.

Les candidats proposés par la « Plateforme de l’emploi CléA » comme assistants personnels vous demanderont probablement une description du poste. Mais que doivent mentionner une offre d’emploi ou un descriptif de poste ?

Voici quelques conseils sur le contenu d’une bonne offre d’emploi ou d’une bonne description du poste :

L’offre d’emploi doit définir les tâches et les compétences de l’assistant∙e personnel∙le recherché∙e de la manière la plus précise et la plus claire possible. Pour ce faire, définissez les éléments suivants :

  • Explication des tâches (contenu, taux d’occupation, tâches particulières)
  • Attentes et exigences envers l’assistant∙e personnel∙le (formation, expérience professionnelle, qualités personnelles)
  • Lieu de travail
  • Exigences relatives au dossier de candidature (écrit, curriculum vitae, certificats, lettre de motivation, références et photo)
  • Coordonnées en cas de questions
  • Forme de candidature (numérique ou postale)

Vous avez trouvé des candidates et candidats susceptibles d’entrer en ligne de compte comme assistant∙e∙s personnel∙le∙s sur la « Plateforme de l’emploi CléA ».

Vous avez déjà partagé les données avec les candidat∙e∙s via la « Plateforme de l’emploi CléA » et avez ainsi pu consulter les dossiers de candidature, pour autant que ces personnes les ont mis à disposition sur la « Plateforme de l’emploi CléA ».

Conseil : si aucun dossier de candidature n’est disponible, vous pouvez par exemple le demander par e-mail à la personne concernée.

Examinez les candidatures reçues et faites une sélection. Il s’agit ici de trouver les candidatures les plus intéressantes et les mieux adaptées. Pour ce faire, appliquez les critères suivants :

  • La personne répond-elle aux exigences (sur le plan professionnel et personnel) ?
  • Les documents et le curriculum vitæ sont-ils complets ?

Cet examen permet d’obtenir une première impression générale. Pour cette étape, il vaut mieux entendre une candidate ou un candidat de trop que pas assez.

Vous avez reçu une ou plusieurs candidatures intéressantes ? C’est alors que commence le processus de présentation.

Avant d’organiser une rencontre en personne, menez toujours d’abord un bref entretien téléphonique avec les candidates et candidats retenus. Vous pouvez le faire par téléphone ou à l’aide d’un outil en ligne tel que Skype, Google Hangouts ou Zoom.

Au cours de cet entretien, abordez les thèmes suivants :

  • Clarification de la situation personnelle initiale et de la motivation à postuler (pourquoi une personne cherche-t-elle une nouvelle mission, pourquoi a-t-elle postulé précisément pour ce poste, quelle est sa motivation personnelle ?)
  • Où habite la personne et quel est le trajet le plus approprié pour se rendre au travail ?
  • À quel taux d’occupation et à quels horaires la personne souhaite-t-elle/peut-elle travailler ?
  • A-t-elle d’autres obligations professionnelles parallèlement (cette question est particulièrement importante pour les postes à temps partiel) ?
  • La personne a-t-elle posé sa candidature ailleurs et y a-t-il des contraintes de temps/directives concernant le processus de candidature ?
  • De quel ordre doit-être la rémunération (salaire), quelles sont les prétentions salariales approximatives ?
  • À partir de quand la personne est-elle disponible (délais de préavis) ?

Il arrive régulièrement que des candidates ou candidats dont les documents ne semblent pas parfaits au premier abord s’avèrent finalement très intéressants.

Cette clarification préliminaire permet de restreindre davantage le cercle des candidats. Il est recommandé de faire ensuite plus ample connaissance avec deux à trois candidat∙e∙s lors d’un entretien personnel.

La personne au téléphone vous a-t-elle convaincu ? Il s’agit maintenant de faire personnellement connaissance.

Une première rencontre en personne est l’occasion de faire plus ample connaissance. Celle-ci doit se dérouler selon les critères suivants :

Lieu de l’entretien

Nous vous recommandons de mener un tel entretien personnel dans un lieu neutre. Il peut s’agir d’un restaurant calme ou d’une salle de réunion externe (par exemple dans un bureau de coworking).

Pourquoi ? L’appartement est un espace très personnel et privé. Les candidates et candidats ne doivent pas encore avoir accès à cette sphère privée lors de ce premier contact personnel.

Participants

L’employeuse ou l’employeur et la candidate ou le candidat.

Dans la mesure du possible, nous recommandons de faire appel à une autre personne de confiance. Celle-ci doit sera avant tout observatrice et se forgera sa propre opinion indépendante. Demandez à une personne de votre famille ou à un autre assistant personnel de participer à l’entretien.

Contenu et questions

Lors de l’entretien personnel, posez les questions suivantes :

  • Qui est la candidate ou le candidat ? Laissez la personne se présenter. Comment serait-elle décrite par un proche ?
  • Comment la personne se représente-t-elle sa mission et quelles sont ses attentes vis-à-vis des tâches de son futur emploi ?
  • Quelles sont ses attentes vis-à-vis de l’employeur et de l’environnement de travail ?
  • Quelles expériences professionnelles comparables la personne a-t-elle déjà faites ?
  • Quelles ont été les raisons de ses changements de poste antérieurs ?
  • Combien de temps la personne souhaite-t-elle assumer cette tâche ?
  • Demandez à la personne de décrire son environnement familial/privé. Demandez-lui ses hobbies. Que fait la personne en plus de son activité professionnelle ? A-t-elle d’autres obligations ?
  • Quelles doivent être les conditions financières ?

Ces entretiens personnels permettent de sélectionner la candidate ou le candidat le plus approprié. Si tout s’est bien passé, vous avez maintenant la candidate ou le candidat idéal.

Remarque 1 : lors de l’évaluation, ne faites pas trop de concessions. Si vous arrivez à la conclusion que personne ne convient, il faut redémarrer le processus ou examiner d’autres candidates et candidats.

Remarque 2 : si, en plus de votre premier choix, plusieurs candidates ou candidats entrent en ligne de compte, ne refusez pas encore ceux qui n’ont pas été sélectionnés.

L’entretien vous a-t-il donné une bonne impression de la personne ? C’est déjà bon signe.

Quelle que soit votre impression, nous vous recommandons de contacter dans tous les cas une ou deux références. Il s’agit avant tout d’obtenir un second avis précieux et de vérifier les informations obtenues lors des entretiens menés jusqu’à présent.

Dans certains cas exceptionnels et si cela s’avère judicieux, vous pouvez demander à la candidate ou au candidat de fournir un extrait du casier judiciaire ou du registre des poursuites. Cela peut avoir un effet dissuasif. Expliquez pourquoi vous souhaitez obtenir ces informations.

Si les références sont également bonnes, il s’agit, dans une dernière étape, de convenir d’une collaboration. Cela se fera lors d’un autre entretien personnel.

Le deuxième entretien n’a lieu qu’avec les candidats qui vous semblent idéals. Vous pourrez ainsi clarifier les questions en suspens et finaliser une éventuelle collaboration.

Cet entretien a pour but de définir la collaboration et les conditions-cadres.

N’oubliez pas que cette personne est censée vous aider dans de nombreuses activités quotidiennes. Il est important de savoir si vous pouvez faire confiance à cette personne. C’est pourquoi nous vous recommandons, dans la mesure du possible, de convenir d’une journée ou de plusieurs jours à l’essai, toujours en compagnie d’un autre assistant personnel. C’est une mesure utile pour les deux parties.

Lieu de l’entretien

Nous recommandons de mener cet entretien à votre domicile et donc sur le lieu de travail.

Participants

L’employeuse ou l’employeur et la candidate ou le candidat.

Dans la mesure du possible, nous recommandons de faire appel à une autre personne de confiance. Celle-ci doit sera avant tout observatrice et se forgera sa propre opinion indépendante. Demandez à une personne de votre famille ou à un autre assistant personnel de participer à l’entretien.

Contenu et questions

Lors de l’entretien personnel, abordez les questions/points suivants :

  • Feed-back mutuel sur le premier entretien
  • Clarification des éventuelles questions en suspens
  • Présentation du poste de travail/de l’infrastructure/de l’appartement
  • Définition des détails du contrat de travail : salaire, date d’entrée en fonction et autres

Vous avez trouvé la personne qui vous convient pour l’assistance personnelle ? Félicitations !

Vous avez presque terminé. Il s’agit maintenant de régler quelques formalités administratives importantes.

  • Le contrat de travail remis doit être signé en deux exemplaires dans les jours suivants. Cela peut se faire par voie postale ou lors d’une autre rencontre.
  • L’inscription aux assurances sociales a lieu après la signature du contrat de travail.
  • Planifiez bien la première journée de travail. En signe de reconnaissance, vous pouvez volontiers offrir un petit « cadeau de bienvenue ».
  • Un premier « entretien d’évaluation » doit avoir lieu au plus tard après les trois premiers mois (période d’essai). Il s’agit de donner un retour d’information réciproque, honnête et ouvert et de voir si les attentes mutuelles sont satisfaites. Il est recommandé de consigner cet entretien par écrit et de le faire signer.
  • N’oubliez pas d’envoyer une réponse négative aux autres candidat∙e∙s. Vous n’avez pas besoin de justifier votre choix, mais il est tout à fait possible qu’une personne vous demande le motif du refus. Dans ce cas, nous vous conseillons de répondre le plus honnêtement possible, mais sans être blessant. On ne sait jamais si on ne recroisera pas cette personne un jour.

Nous vous souhaitons une bonne continuation et une bonne collaboration.

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